Neue doubleYUU-Analyse zu SharePoint 2010: Wie man Anzugträger und Kapuzenpullis gleichzeitig glücklich macht

Marktanalyse zur Collaboration mit Microsoft SharePoint 2010

Wenn Unternehmen sich mit Hilfe von Social Business-Software intern vernetzen wollen, muss diese die Bedürfnisse aller Mitarbeitergenerationen gleichermaßen berücksichtigen. Unternehmen, die dies schaffen, können massiv Geld sparen, weil sich auf diese Weise die Kosten, die Konflikte innerhalb des Unternehmens verursachen, substantiell verringern lassen.

Dies ist eine Erfahrung, die wir immer wieder in Projekten machen. Nun haben wir im Auftrag von Microsoft einmal durchdekliniert, was dieser Erkenntnis für den Einsatz von SharePoint 2010 bedeutet, eine Plattform, die uns immer wieder als Grundlage für Enterprise 2.0-Projekte sehen.
Dabei haben wir untersucht, in wieweit Microsofts SharePoint-Plattform zum Aufbau von Social Business-Lösungen geeignet ist.

Ergebnis: SharePoint 2010 ist gut geeignet, um ein Gerüst für Anwendungen zur individuellen Vernetzung bereit zustellen, das den Interessen unterschiedlicher Nutzergenerationen gerecht wird. Ein attraktive Benutzeroberfläche und intuitive Bedienbarkeit sind Pflicht, um jüngere Mitarbeiter zu begeistern, während erfahrene Kollegen eher Wert darauf legen, mit Werkzeugen zu arbeiten, die ihnen vertraut vorkommen. Dies sind einige der Ergebnisse der Marktanalyse “SharePoint 2010 – oder wie Anzugträger und Kapuzenpullis zusammen arbeiten“, die ab sofort hier zum Download zur Verfügung steht.

Zum einen lassen sich Social Business-Funktionen über SharePoint in die vielerorts etablierten Microsoft Office-Anwendungen integrieren. Zum anderen lassen die über SharePoint abgebildeten Kommunikationsdienste trotz aller funktionalen Vielfalt immer an Unternehmensprozesse anpassen und in sichere, rechtskonforme Archivierungslösungen einbinden. Im Ergebnis können ältere Kollegen mit SharePoint als Social Business-Plattform über ihre gewohnten Oberflächen arbeiten, während Digital Natives eigeninitiativ aus einem Satz Vernetzungswerkzeuge diejenigen auswählen können, die sie begeistern.

Diese Kombination macht SharePoint 2010 zu einen effektiven Tool, um Werte- und Generationskonflikte innerhalb der Mitarbeiterschaft zu überwinden, die sonst Implementierungsprozesse bremsen oder komplett zum Erliegen bringen. Aus unserer Erfahrung kommt im digitalen Zeitalter der richtigen Wahl der Plattform, auf der die unternehmensinterne Kommunikation abgebildet wird, eine wichtige Bedeutung zu: Trägt sie dazu bei, Konflikte, die ohnehin bestehen, zu vertiefen, oder baut sie Brücken?

Genau diese Eigenschaft einer Enterprise 2.0-Plattform kann ein Unternehmen massiv Geld sparen – oder aber teuer zu stehen kommen. Durch Enterprise 2.0-Werkzeuge werden Unternehmen im Idealfall transparenter, die Mitarbeiter teilen ihr Wissen. Auf diese Weise können sie dazu Beitrage, Missverständnisse etwa in der Kommunikation oder der Projektarbeit zu verhindern und Doppelarbeiten zu vermeiden. Die sogenannten Konfliktkosten setzen sich unter anderem aus der Arbeitszeit zusammen, die durch Missverständnisse entstehen und der Arbeitszeit, die nötig ist, sie auszuräumen und Konflikte zu entschärfen.

Aus der Organisationsforschung weiß man, dass zehn bis 15 Prozent der Arbeitszeit in jedem Unternehmen für Konfliktbewältigung verbraucht werden. 30 bis 50 Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit von Führungskräften werden unter anderem laut einer Untersuchung zum Thema Konfliktkosten von KMPG direkt oder indirekt mit Reibungsverlusten, Konflikten oder Konfliktfolgen verbracht. Wer es schafft, durch die Auswahl des richtigen Enterprise 2.0-Plattform die Weichen so zu stellen, dass die Zahl der Konflikte im Unternehmen sinkt, kann viel zeit und damit viel Geld sparen.“
Wenn etwa zwei Führungskräfte in unterschiedlichen Bereichen Projekte zu dem gleichen Thema aufgesetzt haben, sind politische Auseinandersetzungen und lähmende Machtkämpfe ebenfalls vorprogrammiert. Wissen die Teams, woran die Kollegen arbeiten, entsteht dieser Konflikt gar nicht erst.

Die Marktanalyse zeigt zudem, wo SharePoint noch Schwächen hat: Die wenig intuitive Benutzerführung und das spartanische Grunddesign, das Nutzer kaum motiviert, eigeninitiativ die Möglichkeiten der Plattorm zu entdecken, sind Themen, die CIOs adressieren müssen, wenn sie die SharePoint als Enterprise 2.0-Basis nutzen wollen. Denn ohnen eigenes Engagement der Mitarbeiter ist jede Enterprise 2.0-Initiative zum Scheitern verurteilt, und verordnen lässt es sich nicht.

Diese Schwächen lassen sich allerdings durch Modifikationen durch die Betreiber, Add-ons und Plugins oder den Einsatz von Drittanbieter-Software adressieren. Das Ergebnis ist eine Symbiose aus zeitgemäßer Usability und klassischen Werten wie Sicherheit, Governance sowie einem funktionierenden Rechte- und Identitätsmanagement.

Die Erkenntnisse der basieren auf der Untersuchung von Enterprise 2.0-Initiativen in 25 Firmen, zahlreichen Workshops sowie 50 Interviews mit Anwendern, Technologieexperten und Implementierungspartnern. Die 60-seitige Analyse enthält außer grundlegenden Informationen zum Social Business viele Impulse und Anregungen für eine erfolgreiche Implementierung.

Und hier noch einmal die Ergebnisse im Video-Interview zusammengefasst: