IBM Connections 4: Unser erster Eindruck

Seit kurzem testen wir bei doubleYUU die neuste Version der Social Business Software IBM Connections 4  im Greenhouse, der Testumgebung von IBM. Unser erster Eindruck: IBM ist mit Connections 4 ein wesentliches Update gelungen, das massiv dazu beitragen kann, Social Business effizient und nutzerfreundlich in Unternehmen zu verankern und Social Software auch als Leadership-Werkzeug zu nutzen.

IBM hat Connections eine Frischzellenkur verpasst, die einen wesentlich größeren Schritt darstellt als das Aufräumen des User Interface beim Sprung von Connections 2.5 auf Connections 3.0.

Die wesentlichste Neuerung ist ein Activity Stream wie man ihn von Facebook kennt. Er steht nun im Zentrum aller Kommunikationsaktivitäten. Das Prinzip ist aus dem Web 2.0 bekannt: Ich bekomme alles Aktivitäten der Quellen angezeigt, die ich abonniert habe. Das können in diesem Fall neue Beiträge aus Communities, Blogs und Wikis sein oder Aktionen anderer Mitarbeiter. Ich werde hier aber auch über Alerts über wichtige Änderungen in Dokumenten informiert, die in Business-Systemen wie SAP oder CRM-Systemen hinterlegt sind. Oder – interessant für Industriebetriebe! – die mir von Maschinen oder Sensoren geliefert werden.

Ein smarter Zug von IBM ist es, bei Connections 4 stark auf Open Social Gadgets zu setzen: Sie erlauben es, mit Daten aus unterschiedlichen Systemen zu arbeiten, ohne dass man Connections verlassen muss. Das gilt für Bildergalerien oder Videos, die in einer Vorschau dargestellt werden, aber auch für beispielsweise SAP-Einträge. Sie können, wenn sie in meinem Activity Stream auftauchen, direkt in der Voransicht bearbeitet werden. Ein Beispiel: Das HR-System weist mich auf einen Urlaubsantrag hin, dem man zustimmen soll. Man kann aus Connections heraus über die Vorschau erkennen, ob eine potentielle Urlaubsvertretung zu dem fraglichen Zeitraum anwesend ist, und ich kann den Antrag aus Connections heraus sofort akzeptieren oder ablehnen.

Dieses Feature entspricht der IBM-Philosophie, nach Möglichkeit alle Unternehmensanwendungen über ein einheitliches Portal anzubieten und wird in der Praxis die Nutzungsrate und die Akzeptanz von Connections als nützliches Business-Tool sicher positiv beeinflussen. Der Nutzer muss nicht mehr von Anwendung zu Anwendung springen und sich mit unterschiedlichen Benutzeroberflächen auseinandersetzen.

Gleichzeitig gelingt es damit, Social Software in die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu integrieren. In den meisten Unternehmen wird Social Software leider nur als ein weiteres Tool genutzt, während das Geschäft woanders läuft. Ergebnis: geringe Akzeptanz, da die Mitarbeiter keine Zeit haben, um neben den Geschäftsprozessen zusätzlich in die Social Software zu schauen.

Im Einklang mit dieser Leitlinie steht auch die in meinen Augen zweite wesentliche Neuerung: Auch die Firmen-E-Mail ist als Vorschau-Gadget in Connections nutzbar. IBM hat erkannt, dass die E-Mail uns trotz vieler neuer Kommunikationskanäle noch eine Weile erhalten bleiben wird. „Increasingly we see people not want to leave it“, erklärte Allister Rennie, General Manager IBM Collaboration Solutions, bei der IBM Connect 2012.

Connections trägt dieser Erkenntnis Rechnung und arbeitet (natürlich) nahtlos mit Notes zusammen, aber auch mit Exchange. Durch diese Integration bietet die Plattform eine Art Light-Version des Mail-Clients an, mit der aus Connections heraus Mails gelesen und bearbeitet werden können. Gleiches gilt für Tasks und Kalendereinträge. Diese pragmatische Vorgehensweise trägt dazu bei, Nutzern, die an E-Mail gewohnt sind, die Plattform schmackhaft zu machen und sie auf eine sanfte und behutsame Weise auch mit den Social-Funktionen zur Kommunikation vertraut zu machen. Connection 4 baut damit wichtige Brücken zwischen unterschiedlichen Nutzer-Gruppen und -Generationen.

Dass IBM dem Thema Mobile viel Aufmerksamkeit geschenkt hat und bereits Apps für die Nutzung von Connections 4 für iOS, Android und Blackberry anbietet (Windows ist in Arbeit) ist ebenfalls ein kluger Schritt. Mobile Work ist ein Trend, der die Arbeitswelt prägt, und bislang reagieren nicht alle Anbieter von Business-Software angemessen auf ihn.

Zudem gibt es eine Reihe weiterer kleinerer Neuerungen wie dem Event Kalender für Communities und die einfache Integration von Diskussionen aus externen Netzwerken wie Twitter oder Facebook in Connections mit einem Button. Sie dürften kollaborations-erfahrenen Nutzern das Leben erleichtern. Auch die Trending Topics – Trend-Themen, die automatisch aus häufig genutzen Hash-Tags generiert werden – dürften dazu gehören.

Die Akquisition des Business-Intelligence-Anbieters Cognos hat ebenfalls inzwischen bei Connections Spuren hinterlassen: Wer wissen will, welche Inhalte und Features des internen Kommunikationsnetzes besonders gut ankommen, erhält mit einer auf Cognos basierenden Analyse-Funktion einen guten Überblick.

Die Trending Topics und die Analyse-Möglichkeiten machen in Kombination mit der hohen Integration von Business-Anwendungen aus Connections 4 auch ein tolles Werkzeug für Führungskräfte, die sich dem Thema Leadership 2.0 stellen. Während Mitarbeiter schnell und effizient sich im Detail verständigen und Aufgaben bearbeiten können, ist zugleich die Draufsicht möglich. Führungskräfte können eigenverantwortliches Arbeiten nicht nur zulassen, sondern fördern und erzeugen durch eine passende Infrastruktur Dynamik an der Basis.

Gleichzeitig haben sie die Möglichkeit, viele Informationen unter einer Oberfläche so zu konsolidieren, dass man sie blitzschnell nutzen kann. Ich kann also trotz aller Komplexität, die unter der Oberfläche steckt, verfolgen, ob das, was geschieht, im Einklang mit den von mir definierten Leitlinien und Kernthemen ist. Zugleich bekomme ich über Likes und Bewertungen authentisches Feedback, das mir wertvolle Hinweise gibt. Insofern ist IBM ein Update gelungen, dass dazu beiträgt, Enterprise 2.0-Software auch als Leadership-Tool zu nutzen und es kann tatsächlich gelingen – wie von IBM postuliert – soziale Technologien in die Kernprozesse zu integrieren.