So gelingt digitale Führung: 5 Tipps

Schöne neue Arbeitswelt: In Zeiten der Digitalisierung können Teams von überall auf der Welt zusammenfinden und arbeiten. Auch die Führungskraft selbst muss längst nicht mehr im Office sitzen, sondern kann ihr Team digital führen. Um Ihnen zu erklären, was ein Manager dabei beachten sollte, habe ich die d-cademy Trainerin Katrin Neuendorf eingeladen, diesen Blogbeitrag mit mir zu verfassen. Denn Katrins Spezialgebiet ist virtuelle Führung. Sie selbst hat lange Jahre als Führungskraft in internationalen Konzernen wie Microsoft und später als Beraterin gearbeitet und kennt nur zu gut die typischen Situationen in virtuell geführten Teams. Gemeinsam haben wir 5 Tipps für Sie zusammengetragen, mit denen digitale Führung gelingt.

1. Offen und transparent führen 

Vertrauen ist die Basis guter digitaler Führung. Denn flexibel arbeitende Teams, in denen die einzelnen Kollegen dezentral und eigenverantwortlich ihren Beitrag zum gemeinsamen Erfolg leisten, lassen sich nicht mit Kontrolle führen. Gerade jüngere Generationen von Mitarbeitern, aber auch Angestellte ganz allgemein, schätzen hohe Freiheitsgrade. Sie ziehen ihre Motivation aus ihrer Rolle im Unternehmen – der Sinn ihrer Tätigkeit rückt in den Vordergrund.

Für Führungskräfte bedeutet das: Ihre Führungsrolle ändert sich. Gerade in digital geführten Teams sind Sie vor allem Coach und Dirigent. Sie geben Orientierung, leiten an, koordinieren. Sie befähigen Ihre Teammitglieder zu eigenständigen, fundierten Entscheidungen. Sie führen vernetzt, offen, partizipativ und agil. Wenn Sie diese Führungsrolle einnehmen, sind Sie bereits gut gewappnet.

Es ist inzwischen hinreichend bekannt, dass Teams mit vielfältigen Fähigkeiten und Hintergründen erfolgreicher sind – und kaum ein Team hat das Potenzial, so divers zu sein wie ein digitales. Ihre Aufgabe als Dirigent ist es daher auch, das Beste jedes Teammitglieds zu fördern und diese Diversity bewusst ins Team zu tragen. Erarbeiten Sie beispielsweise gemeinsam, wer im Team welche Stärken hat, damit alle von dem Wissen profitieren. Dafür gibt es Tests und Teamworkshops, in denen das gesamte Team sich gegenseitig zu schätzen lernt, ob interkulturell, mit Blick auf die verschiedenen beruflichen Hintergründe oder die unterschiedlichen Persönlichkeiten.

2. Informationen fließen lassen

Wie fließen die Informationen in Ihrem Team und wer kontrolliert diesen Informationsfluss? In virtuell geführten Teams sollte die Antwort lauten: Ohne Grenzen und möglichst vernetzt. Denn je mehr Informationen Sie als Führungskraft Ihren Kollegen und Mitarbeitenden frei zur Verfügung stellen, desto fundierter werden deren Entscheidungen und Handlungsempfehlungen und desto besser können sie kurzfristig und agil Kurskorrekturen vornehmen. Das Team gewinnt durch transparente Information von der Führungskraft.

Aber auch das Teilen untereinander ist wichtig – gerade, wenn man sich nicht jeden Tag fünfmal in der Teeküche über den Weg läuft. Schaffen Sie entsprechende Strukturen zur gemeinsamen Reflektion und zum gemeinsamen Wissens-Management. Teammitglieder sammeln und speichern Informationen dabei so, dass sie für andere zugänglich sind, beispielsweise auf Sharepoint oder in OneNote. In Microsoft Teams oder Slack lassen sich kurze Informationshappen unmittelbar mit allen teilen und thematisch aufbewahren. Das hat einen „Crowd Effect“, weil Ihre Teammitglieder auf den Informationen der anderen direkt aufbauen können. Ein Informationsvorsprung einzelner Kollegen ist kein Vorteil mehr.

3. Klare Rahmenbedingungen im Team schaffen

Wenn man an unterschiedlichen Standorten sitzt und virtuell zusammenarbeitet, ist gute und sensible Kommunikation gefragt. Denn auch Sie als Führungskraft haben weniger „Zufallskommunikation“ an der Kaffeemaschine. Daher müssen Sie genauer hinhören, wie es den Teammitgliedern geht. Laden Sie zu virtuellen 1:1-Gesprächen ein und fragen Sie bewusst nach. Eine Webcam mag zwar erst einmal ungewohnt sein, hilft Ihnen aber, mit nonverbaler Kommunikation mehr zu transportieren und zu erkennen.

Grundsätzlich müssen Sie die Rahmenbedingungen, Werte und Prioritäten im Team klären. Gibt es Kernarbeitszeiten? Muss sich jeder Mitarbeiter an einem Standort einfinden, gibt es die Möglichkeit zur mobilen Arbeit? Möchten Sie wissen, wann Ihre Mitarbeiter wo sind? Sonderfälle wie die Erreichbarkeit im Urlaub oder Tageszeiten, an denen man keine Meetings wahrnehmen kann, sollten dabei mit bedacht und geregelt werden. Auch Sie als Führungskraft müssen regelmäßig erreichbar sein. Klären Sie, wann und wie. In vielen Firmen bedarf es sogar neuer Betriebsvereinbarungen, damit digitale Teams funktionieren. Die frühzeitige Erarbeitung dieser formalen Vereinbarungen im Unternehmen ist wichtig, um den Weg für neue Arbeitsformen zu ebnen.

Halten Sie den Teilnehmerkreis klein: Auch virtuelle Arbeitszeit ist Arbeitszeit. Laden Sie daher weder leichtfertig zu Telkos oder Skype ein, noch nehmen Sie an allen virtuellen Meetings teil, zu denen Sie eingeladen werden. Ähnlich wie bei ausufernden CC-E-Mails ist die Verlockung, zu virtuellen Besprechungen großflächiger einzuladen, schnell eine zeitfressende Angelegenheit für jedes Unternehmen.

4. Digitale Kollaboration stärken

Schaffen Sie die Prozesse, Methoden und Plattformen, mit denen Ihr virtuelles Team gut zusammenarbeiten kann. Nicht nur die Arbeitsergebnisse einzelner Teammitglieder, auch Entscheidungen und Arbeitspakete sollten effizient dokumentiert werden.

Welche Methoden setzen Sie in Online-Meetings ein, um einen aktiven Austausch zu fördern? Die Effektivität solcher Meetings lässt sich beispielsweise steigern, indem vorher vom Team eine klare Agenda erstellt wird, in der Diskussionspunkte direkt digital gesammelt werden. Im Meeting selbst können Sie einzelne Teilnehmer konkret ansprechen. Oder schriftliches Input von allen am Bildschirm einholen, über eine Online-Umfrage und Whiteboards (die sind in vielen der gängigen Tools vorhanden). Die Motivation wird steigen und alle bringen ihre Ideen ein.

Vergessen Sie dabei nicht, auch die Menschen anzusprechen und nicht nur Fakten auszutauschen. Gute Team-Kollaboration setzt Motivation voraus, die Kollegen müssen zusammenarbeiten wollen! Fangen Sie in virtuellen Team-Meetings zu Beginn die Stimmung der einzelnen Mitarbeiter ein. Fördern Sie Verständnis und Austausch zu Persönlichkeiten im Team, beispielsweise mit einem virtuellen Teambuilding.

5. Tech-Tools für mehr Effizienz nutzen

Ein digitales Team braucht eine entsprechende Infrastruktur und passende Tools. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen diese bereits zur Verfügung stellt und wie Sie diese richtig einsetzen. Holen Sie sich bei Bedarf technologischen Support – Sie müssen nicht alles selbst lösen. Investieren Sie, wo es nötig ist.

Apps sind Ihnen als kleine Helfer aus dem Privatleben vertraut. Auch Firmen stehen immer mehr spezifische Apps und kleine Anwendungen zur Verfügung, die schnell die wesentlichen Informationen zusammenfassen und Ihnen als Führungskraft einen gut visualisierten Überblick in Business Intelligence Lösungen geben. Yammer beispielsweise gibt Top-Managern einen direkten Informationskanal zur breiten Belegschaft. Scheuen Sie sich nicht vor diesen Tools – probieren Sie sie aus. Wenn Sie die Tools nicht leben, wird es nämlich auch Ihr Team nicht tun.

Digitale Teams bauen heißt mit den Besten arbeiten

Zum Abschluss möchten wir Sie auffordern: Lernen Sie die Potenziale digitaler Kollaboration kennen. Virtuelle Teams erlauben Ihnen, die besten Leute in Ihr Unternehmen zu holen, ungeachtet von Wohnort und Alltagsanforderungen. Investieren Sie in Trainings und bauen Sie die einzelnen Teammitglieder so zu Champions auf. Auch speziell für die Aufgabe der digitalen Teamführung gibt es geeignete Coachings. Die Führungskräfte selbst können mit diesem Wissensstand dann auch wiederum in der Organisation ganz anders positiven Einfluss nehmen.

Mehr dazu gibt es auf den Seiten der d-cademy.

Über die Co-Autorin Katrin Neuendorf

Katrin Neuendorf ist Expertin für New Work, Leadership und Collaboration und unterstützt als Beraterin und Trainerin Unternehmen auf dem Weg zu neuen Arbeitsformen.